Gửi quà Tết cho đối tác rồi nhận lại email lịch sự từ chối kèm đề nghị lấy lại hàng là trải nghiệm không ai muốn. Nhưng chuyện này ngày càng thường gặp, vì nhiều tập đoàn, ngân hàng, công ty đa quốc gia có chính sách quà tặng chặt, còn cơ quan nhà nước thì bị pháp luật cấm nhận quà liên quan tới công việc.
Hiểu những giới hạn này không làm quà doanh nghiệp kém đi. Ngược lại, chọn đúng món, đúng mức, gửi đúng cách giúp người nhận vui vẻ nhận mà không phải báo cáo, giải trình hay hoàn trả. Dưới đây là những vùng cần lưu ý và cách chọn quà sản vật hợp với từng trường hợp.
Cơ quan nhà nước: vùng không nên tặng
Luật Phòng, chống tham nhũng năm 2018 và văn bản hướng dẫn quy định cơ quan, tổ chức, đơn vị và người có chức vụ, quyền hạn không được nhận quà dưới mọi hình thức của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tới công việc do mình giải quyết hoặc thuộc phạm vi mình quản lý. Mỗi dịp Tết, các cơ quan thường có văn bản nhắc lại việc nghiêm cấm biếu, tặng quà Tết cho lãnh đạo các cấp.
Hệ quả thực tế với doanh nghiệp: không nên gửi quà Tết tới cán bộ của cơ quan cấp phép, thanh tra, thuế, hải quan, đơn vị mời thầu là cơ quan nhà nước mà doanh nghiệp đang có hồ sơ, hợp đồng hay thủ tục. Dù món quà nhỏ và có ý tốt, người nhận phải từ chối hoặc nộp lại theo quy định, và cả hai bên đều khó xử.
Nếu muốn tri ân một cách đúng mực, hình thức an toàn hơn là thiệp chúc Tết, lời chúc qua email, hoặc những hoạt động công khai như hội nghị khách hàng có mời đại diện tham dự theo đúng quy định của cơ quan họ.
Cần nhớ thêm: phạm vi của luật không chỉ là cơ quan hành chính. Người giữ chức vụ quản lý trong doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập như bệnh viện, trường học công cũng là người có chức vụ, quyền hạn theo luật này. Khi đối tác của bạn là tổng công ty nhà nước hay bệnh viện công, hãy áp dụng cùng nguyên tắc thận trọng: quà tượng trưng gửi chung cho đơn vị, hoặc chỉ gửi lời chúc.
Doanh nghiệp có chính sách quà tặng: những kiểu quy định hay gặp
Giới hạn giá trị. Nhiều công ty đặt mức trần cho mỗi món quà nhân viên được nhận, thường ở mức nhỏ. Quà vượt mức phải từ chối, nộp lại cho công ty hoặc đăng ký với bộ phận tuân thủ. Mức trần mỗi nơi một khác, không có con số chung.
Cấm nhận trong giai đoạn nhạy cảm. Trong lúc đang đấu thầu, đàm phán hợp đồng hay đánh giá nhà cung cấp, nhiều nơi cấm nhân viên nhận bất kỳ quà gì từ các bên liên quan, kể cả một hộp bánh.
Cấm tiền và tương đương tiền. Phong bì, thẻ quà tặng, phiếu mua hàng, mã nạp tiền gần như luôn nằm trong danh sách cấm của các chính sách quà tặng.
Quà phải gửi tới văn phòng, không gửi về nhà riêng. Một số chính sách yêu cầu quà gửi công khai tới công ty để được ghi nhận, đôi khi chia chung cho cả phòng.
Công ty đa quốc gia còn chịu luật chống hối lộ của nước công ty mẹ. Vì vậy bộ phận tuân thủ của họ thường rất chặt với quà từ nhà cung cấp, dù văn hoá biếu Tết ở Việt Nam là bình thường.
Quà sản vật hợp với đối tác có chính sách chặt
Nguyên tắc chung là quà nhỏ, dùng chung được, mang tính chúc mừng chứ không mang giá trị vật chất lớn. Một số gợi ý:
- Một hộp trà hoặc cà phê vừa phải, đóng gói đẹp, kèm thiệp viết tay; đủ ý chúc Tết, giá trị thấp hơn hầu hết mức trần.
- Một hộp bánh kẹo đặc sản lớn để cả phòng cùng ăn, như kẹo dừa, mè xửng, bánh pía, hạt điều đóng hộp; gửi tới văn phòng thay vì gửi cho một cá nhân.
- Giỏ trái cây gửi chung cho bộ phận, ghi rõ "kính gửi phòng" thay vì tên một người.
- Gói quà nhỏ có câu chuyện vùng miền, ví dụ một túi cà phê từ vùng trồng gắn với nhà máy của mình, kèm vài dòng giới thiệu.
- Một túi quà nhỏ kiểu "cả phòng cùng dùng": vài gói chè, vài gói cà phê, một hộp hạt, chia sẵn để mỗi người lấy một phần, vừa vui vừa không ai phải đăng ký quà riêng.
- Tránh rượu, đồ trang sức, đồ công nghệ, voucher và bất cứ món gì có giá trị dễ quy ra tiền.
Cách hỏi khéo trước khi gửi
Không ai muốn hỏi thẳng "công ty anh chị có cho nhận quà không". Nhưng có những cách hỏi tự nhiên mà người làm kinh doanh hay dùng:
- Hỏi qua người liên hệ thân nhất bên đối tác: "Dịp Tết này bên mình định gửi chút quà chúc Tết cả phòng, gửi tới văn phòng có tiện không?"
- Xem trang thông tin của đối tác: nhiều tập đoàn công bố bộ quy tắc ứng xử, trong đó có mục quà tặng và tiếp khách.
- Với khách hàng mới, chọn mức an toàn thấp nhất và gửi tới văn phòng; năm sau điều chỉnh khi đã hiểu nhau hơn.
- Nếu nhận được lời từ chối, cảm ơn và nhận lại quà một cách nhẹ nhàng, không năn nỉ. Lời từ chối là thực thi chính sách, không phải thái độ cá nhân.
Quà từ nhà cung cấp gửi lên khách hàng lớn: giữ khoảng cách vừa phải
Nhà cung cấp gửi quà cho khách hàng lớn là chuyện thường, nhưng cũng là trường hợp dễ bị nhìn nhận là "mua lòng" nhất. Nên giữ quà ở mức tượng trưng, đồng loạt cho mọi đầu mối liên hệ cùng cấp, không gửi riêng món lớn cho người ra quyết định. Quà sản vật có lợi thế ở đây: một hộp chè ngon hay túi cà phê đặc sản nhìn là biết quà chúc Tết, không ai liên tưởng tới chuyện khác.
Ghi lại danh sách quà đã gửi, giá trị từng phần và người nhận. Nếu đối tác có yêu cầu kê khai, bạn trả lời được ngay; nếu phía mình bị kiểm toán nội bộ, cũng có hồ sơ minh bạch.
Thế nào là quà vừa phải
Không dễ quy ra tiền. Một hộp chè vùng cao hay túi cà phê rang mộc có giá trị cảm xúc cao hơn giá trị thị trường, người nhận khó định giá chính xác. Ngược lại, một chai rượu ngoại có tên tuổi hay một chiếc điện thoại thì ai cũng tra được giá trong vài giây.
Đồng loạt cho mọi đầu mối cùng cấp. Khi mọi người liên hệ ở cùng vị trí nhận cùng một loại quà, món quà mang ý chúc Tết chung. Quà riêng, to hơn hẳn cho một cá nhân ra quyết định là dấu hiệu bộ phận tuân thủ sẽ để ý.
Đúng thời điểm. Quà gửi đúng dịp Tết, đúng ngày kỷ niệm hợp tác thì tự nhiên. Quà gửi ngay trước hoặc sau một quyết định chọn nhà cung cấp, dù nhỏ, cũng dễ bị nhìn nhận khác.
Công khai được. Phép thử đơn giản: nếu món quà này được đặt trên bàn họp trước mặt cả phòng của người nhận mà không ai thấy ngại, đó là quà vừa phải. Nếu phải gửi kín về nhà riêng, nên xem lại.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi quà Tết cho cán bộ cơ quan nhà nước đang làm thủ tục cho công ty không?
Không nên. Pháp luật phòng chống tham nhũng cấm người có chức vụ nhận quà liên quan tới công việc mình giải quyết. Gửi quà chỉ khiến họ phải từ chối hoặc nộp lại, cả hai bên đều khó xử.
Chính sách quà tặng của doanh nghiệp thường giới hạn bao nhiêu tiền?
Mỗi công ty một khác và thường không công bố con số với bên ngoài. Cách an toàn là chọn quà tượng trưng, dùng chung được, gửi tới văn phòng và hỏi khéo người liên hệ trước.
Quà gửi tới văn phòng hay nhà riêng thì tốt hơn?
Với đối tác doanh nghiệp, văn phòng luôn an toàn hơn vì công khai, đúng tinh thần của hầu hết chính sách quà tặng. Gửi về nhà riêng dễ bị hiểu là quà cá nhân.
Đối tác từ chối nhận quà thì nên xử lý thế nào?
Cảm ơn, nhận lại quà nhẹ nhàng và không ép. Có thể thay bằng thiệp chúc Tết hoặc lời chúc qua email. Đối tác thường đánh giá cao việc bạn tôn trọng quy định của họ.
Phiếu mua hàng có phải là quà an toàn cho đối tác không?
Không. Phiếu mua hàng, thẻ quà tặng được xem là tương đương tiền và thường nằm trong danh sách cấm của các chính sách quà tặng. Món quà hiện vật nhỏ phù hợp hơn.
