Quà hội nghị là loại quà doanh nghiệp khó làm khéo nhất. Số lượng lớn, ngân sách mỗi phần nhỏ, người nhận đa dạng và phần lớn sẽ mang quà đi đường dài: khách từ tỉnh khác, khách nước ngoài bay về nước ngay tối hôm đó. Một túi quà nặng, cồng kềnh hay có chai lọ thường bị bỏ lại khách sạn.
Sản vật Việt có lợi thế lớn cho loại quà này: nhiều món nhỏ, nhẹ, có câu chuyện và giá vừa phải. Bài này đi qua tiêu chí chọn món, những món hay dùng, cách tính số lượng và cách tổ chức phát quà để không rối vào giờ kết thúc sự kiện.
Bộ tiêu chí cho quà sự kiện
Trước khi chọn món, đặt quà vào hoàn cảnh của người nhận: xách cả buổi, nhét vào vali, qua cửa an ninh sân bay. Một món quà sự kiện tốt thường đạt đủ các tiêu chí:
- Nhẹ và gọn: vừa túi xách tay hoặc ngăn vali, không cồng kềnh.
- Không chất lỏng, không dễ vỡ: tránh nước mắm, mật ong, rượu, lọ thuỷ tinh; khách bay hãng nội địa hay quốc tế đều gặp giới hạn chất lỏng trong hành lý xách tay.
- Không cần giữ lạnh, không có mùi mạnh: túi quà sẽ nằm ở hội trường vài giờ, rồi trong khách sạn, trên xe.
- Hạn dùng dài và đóng gói kín: người nhận có thể vài tuần sau mới mở.
- Dễ dùng với người lạ món: khách nước ngoài cần hiểu cách dùng mà không phải hỏi ai.
- Có câu chuyện ngắn: một thẻ nhỏ cho biết món đến từ đâu, vì sao chọn.
Những món sản vật hay được chọn cho quà sự kiện
Gợi ý theo kiểu người nhận. Ghi chú về hải quan chỉ là lưu ý chung; quy định nhập khẩu thực phẩm của từng nước khác nhau.
| Món | Hợp với | Lưu ý |
|---|---|---|
| Cà phê rang xay gói nhỏ hoặc cà phê phin giấy | khách trong nước và quốc tế | chọn gói có van thoát khí, kèm hướng dẫn pha |
| Trà xanh, trà ô long gói nhỏ | khách lớn tuổi, khách châu Á | túi kín, tránh để cạnh đồ có mùi |
| Kẹo dừa, mè xửng, kẹo cu đơ | khách đông, ngân sách nhỏ | ngọt, nên kèm món không ngọt |
| Hạt điều rang hộp nhỏ | hầu hết khách | cảnh báo dị ứng hạt trên thẻ cho khách quốc tế |
| Bánh tráng, bánh đậu xanh hộp nhỏ | khách trong nước | bánh dễ vỡ vụn, cần hộp cứng |
| Đồ thủ công nhỏ đi kèm như phin cà phê, lót ly tre | khách quốc tế, diễn giả | không phải thực phẩm, mang về nước dễ hơn |
Khách quốc tế: món ăn được và mang về được
Với khách nước ngoài, cà phê Việt gần như luôn được đón nhận, vì cà phê Việt Nam được biết đến rộng rãi và họ hay muốn mang về làm quà cho đồng nghiệp. Gói cà phê rang xay nhỏ kèm một chiếc phin nhôm và tấm thẻ hướng dẫn pha bằng tiếng Anh là quà sự kiện kinh điển. Trà, kẹo dừa, hạt điều cũng phổ biến.
Một số nước có quy định chặt về mang thực phẩm vào, nhất là thực phẩm có thịt, trứng, sữa, trái cây tươi, hạt giống. Quà sự kiện nên tránh hoàn toàn nhóm này: không lạp xưởng, không khô bò, không trái cây tươi. Đồ khô đóng gói kín, có nhãn thành phần rõ ràng là an toàn hơn, nhưng vẫn nên nhắc khách tự kiểm tra quy định của nước mình nếu cần. Thẻ đi kèm nên có thành phần bằng tiếng Anh, đặc biệt các chất gây dị ứng phổ biến như hạt, đậu phộng, mè.
Tính số lượng và ngân sách
Dự phòng năm đến mười phần trăm. Danh sách đăng ký sự kiện luôn khác số người tới thực tế: có người không đến, có người đi kèm, có khách mời phút chót. Thiếu quà cho khách là lỗi lớn hơn thừa vài túi.
Tách quà diễn giả, khách mời danh dự. Diễn giả, khách mời đặc biệt, ban tổ chức đối tác nhận một phiên bản cao hơn: thêm món, hộp đẹp hơn, thiệp riêng. Số lượng nhỏ nên có thể chọn món thủ công đặc sắc.
Ngân sách mỗi phần nhỏ thì giảm số món, không giảm chất lượng. Một túi cà phê ngon duy nhất tốt hơn túi có ba món rẻ. Người nhận nhớ món ngon chứ không đếm số món.
Tính cả túi đựng và nhân lực. Túi giấy có quai, thẻ câu chuyện, công đóng gói, công vận chuyển tới địa điểm, người phát quà; những khoản nhỏ này cộng lại đáng kể khi số lượng lớn.
Khách tham quan nhà máy, khách thăm văn phòng
Ngoài hội nghị lớn, doanh nghiệp còn tiếp khách thường xuyên: đoàn khách tham quan nhà máy, khách hàng tới văn phòng ký hợp đồng, đoàn đối tác nước ngoài khảo sát. Với loại khách này, nên chuẩn bị sẵn một tủ quà nhỏ quanh năm, thay vì mỗi lần lại cử người đi mua vội.
Tủ quà nên có hai mức: túi quà nhỏ cho thành viên trong đoàn và một hộp quà cao hơn cho trưởng đoàn. Chọn món có hạn dùng dài như cà phê, trà, hạt điều, kẹo dừa đóng hộp; mỗi quý kiểm tra hạn dùng một lần, món nào gần hết hạn thì dùng cho nội bộ. Nếu doanh nghiệp có sản phẩm hay gắn với một vùng nguyên liệu, quà nên có liên hệ với điều đó, ví dụ nhà máy chế biến hạt điều tặng chính hạt điều của mình kèm thẻ giới thiệu vùng nguyên liệu.
Thẻ câu chuyện: viết gì trong vài dòng
Thẻ đi kèm là thứ biến một gói cà phê bình thường thành quà có ý. Nhưng thẻ quà sự kiện phải ngắn, vì khách đọc lúc đang di chuyển. Ba dòng là đủ: món này là gì và đến từ đâu; vì sao ban tổ chức chọn món này cho sự kiện; dùng thế nào. Với khách quốc tế, in hai mặt Việt và Anh, mặt Anh có thêm thành phần và cảnh báo dị ứng.
Tránh lời lẽ quảng cáo hay khẳng định không có căn cứ như "ngon nhất Việt Nam". Một chi tiết cụ thể, chẳng hạn cà phê được rang trong tuần trước sự kiện hoặc kẹo dừa làm từ dừa của một vùng cụ thể, được nhớ lâu hơn mọi tính từ.
Nếu sự kiện có chủ đề riêng, chẳng hạn hội nghị về nông nghiệp bền vững hay du lịch địa phương, hãy để thẻ nối món quà với chủ đề đó bằng một câu. Khách sẽ thấy món quà được chọn có chủ ý, không phải mua đại cho đủ số.
Phát quà tại sự kiện cho gọn
Khâu phát quà hay bị để tới phút cuối, gây ùn tắc ở cửa ra. Một kịch bản đơn giản:
- Thống nhất với khách sạn hoặc hội trường chỗ để hàng, giờ nhận hàng trước sự kiện ít nhất một buổi.
- Kiểm tra số lượng và tình trạng túi quà ngay khi nhận; thay túi rách, hộp móp.
- Bố trí bàn quà gần lối ra, có người phụ trách và danh sách nếu quà phân theo đối tượng.
- Phát quà khi khách ra về, không phát lúc đón khách, để khách không phải xách cả buổi.
- Quà diễn giả trao trực tiếp trên sân khấu hoặc sau phần trình bày, có người chuẩn bị sẵn.
- Ghi lại số quà đã phát, số còn lại; quà thừa có thể dùng cho khách tham quan hoặc tặng nhân viên hỗ trợ sự kiện.
Câu hỏi thường gặp
Quà tặng hội nghị bằng sản vật nên chọn món gì?
Những món nhỏ, nhẹ, khô, đóng gói kín như cà phê gói nhỏ, trà, kẹo dừa, hạt điều hộp nhỏ. Tránh chất lỏng, đồ dễ vỡ, đồ cần giữ lạnh và đồ có mùi mạnh.
Quà cho khách nước ngoài dự hội thảo nên tránh gì?
Tránh thực phẩm có thịt, trứng, sữa, trái cây tươi và chất lỏng. Đồ khô đóng gói kín, có thành phần bằng tiếng Anh và cảnh báo dị ứng là lựa chọn an toàn hơn.
Nên đặt dư bao nhiêu phần quà cho sự kiện?
Khoảng năm đến mười phần trăm so với danh sách đăng ký. Số khách thực tế thường khác danh sách, và thiếu quà cho khách là lỗi khó chữa ngay tại chỗ.
Phát quà sự kiện vào lúc nào là hợp lý?
Khi khách ra về. Phát lúc đón khách khiến họ phải xách quà suốt buổi, dễ để quên trong hội trường.
Quà diễn giả có cần khác quà khách tham dự không?
Nên khác. Diễn giả và khách mời danh dự nhận phiên bản cao hơn với thêm món, hộp đẹp hơn và thiệp riêng, trao trực tiếp sau phần trình bày.
