Mua một giỏ quà Tết là chuyện của một buổi chiều. Đặt ba trăm hộp quà sản vật cho khách hàng, đối tác và nhân viên là một dự án nhỏ, có ngân sách, có hạn chót, có người duyệt và có rất nhiều chỗ có thể trục trặc: mẫu duyệt một đằng hàng giao một nẻo, hộp in sai màu, hàng về trễ đúng tuần cuối năm, một phần ba số hộp có chai nước mắm bị rò.
Phần lớn sự cố bắt nguồn từ việc bắt đầu quá muộn và giao việc bằng lời. Dưới đây là quy trình mà các phòng hành chính, phòng marketing hay dùng khi đặt quà doanh nghiệp bằng sản vật, kèm mốc thời gian tham khảo cho mùa Tết và những bẫy đã gặp nhiều lần.
Mốc thời gian tham khảo cho đơn quà Tết
Mốc tính ngược từ ngày cần phát quà. Đơn có in hộp riêng hoặc hàng thủ công số lượng lớn cần dư thời gian hơn.
| Trước ngày phát | Việc cần xong | Vì sao |
|---|---|---|
| 10–12 tuần | chốt ngân sách, danh sách nhóm người nhận, chủ đề quà | để kịp xin duyệt nội bộ và tìm nơi cung cấp |
| 8–10 tuần | gửi yêu cầu báo giá cho 2–3 nơi, nhận đề xuất | nơi cung cấp tốt kín lịch rất sớm vào mùa Tết |
| 6–8 tuần | duyệt mẫu thật, chốt hợp đồng, đặt cọc, duyệt bản in hộp | in hộp cứng, ép kim, khắc gỗ cần vài tuần |
| 3–4 tuần | nhận hàng đợt đầu, kiểm tra, đối chiếu mẫu | còn thời gian đổi nếu sai |
| 1–2 tuần | đóng thùng, dán tên, giao tới từng địa chỉ hoặc phát tại văn phòng | tránh tuần cuối trước Tết khi vận chuyển quá tải |
Quy trình bảy bước
Các bước dưới đây áp dụng cho đơn từ vài chục tới vài nghìn hộp. Với đơn nhỏ có thể gộp bước, nhưng đừng bỏ bước duyệt mẫu thật và kiểm tra đợt đầu.
- Viết đề bài một trang. Ghi rõ số lượng từng nhóm người nhận, mức ngân sách mỗi phần đã gồm hay chưa gồm thuế và vận chuyển, ngày cần nhận, có in nhận diện thương hiệu không, những món phải tránh như rượu, đồ có mùi, đồ cần giữ lạnh. Đề bài càng rõ, báo giá càng so được với nhau.
- Gửi cho hai đến ba nơi cung cấp. Yêu cầu mỗi nơi đề xuất tối thiểu hai phương án, liệt kê từng món với khối lượng, nơi sản xuất, hạn dùng dự kiến tại thời điểm giao, và báo giá tách riêng hàng, bao bì, in ấn, vận chuyển.
- Nếm và cầm mẫu thật. Không duyệt qua ảnh. Mở từng món: pha thử chè, nếm hạt, xem độ dày mực khô, đọc nhãn. Ảnh chụp mẫu và giữ lại một hộp mẫu có chữ ký hai bên để đối chiếu khi nhận hàng.
- Chốt hợp đồng bằng văn bản. Ghi danh sách món, khối lượng, hạn dùng tối thiểu còn lại khi giao, quy cách đóng gói, ngày giao, phạt chậm, cách xử lý hàng lỗi, điều kiện xuất hoá đơn.
- Duyệt bản in. Nếu in hộp, thiệp hay tem riêng, duyệt bản in thử thật, không chỉ duyệt file trên màn hình, vì màu in và màu màn hình lệch nhau.
- Kiểm tra đợt đầu. Yêu cầu giao trước một phần nhỏ, mở ngẫu nhiên vài hộp, đối chiếu với hộp mẫu. Đạt mới cho hoàn thiện phần còn lại.
- Phân phối và theo dõi. Lập bảng người nhận, địa chỉ, người phụ trách giao, trạng thái đã nhận. Sau Tết, ghi lại món nào được khen, món nào bị phàn nàn để làm đề bài năm sau.
Những bẫy đã gặp nhiều lần
Mẫu một đằng, hàng một nẻo. Hộp mẫu dùng nước mắm hãng có tiếng, hàng giao dùng chai cùng màu của hãng khác; hộp mẫu hạt điều nguyên hạt, hàng giao lẫn hạt vỡ. Cách chặn duy nhất là danh sách món ghi tên nhà sản xuất trong hợp đồng và hộp mẫu có chữ ký.
Hạn dùng ngắn. Nơi cung cấp xả hàng tồn vào đơn lớn, mỗi món còn hạn vài tuần. Người nhận để dành sau Tết mới mở thì hàng đã hết hạn. Nên quy định hạn dùng tối thiểu còn lại tính từ ngày giao, chẳng hạn ba hoặc sáu tháng tuỳ món.
Chất lỏng rò rỉ. Nước mắm, mật ong, rượu đóng chai trong hộp quà nếu nắp không có màng niêm hoặc không được chèn chặt sẽ rò khi vận chuyển, làm hỏng cả hộp. Yêu cầu nắp có màng seal, chai được cố định bằng khay định hình.
Hàng thủ công không đủ số. Một cơ sở làm mứt, làm chè nhỏ có thể làm hai trăm hộp rất đẹp nhưng không làm nổi một nghìn hộp đồng đều trong ba tuần. Hỏi rõ năng lực, và chuẩn bị phương án thay thế.
Giao trễ đúng tuần cuối. Đơn chốt muộn, in hộp chậm, giao dồn vào những ngày sát Tết khi xe tải và chuyển phát quá tải. Giữ ít nhất một tuần đệm giữa ngày nhận hàng và ngày phát quà.
Chọn món cho đơn lớn: ưu tiên đồng đều hơn đặc sắc
Đơn quà doanh nghiệp khác quà cá nhân ở một điểm: mọi hộp phải giống nhau. Một món đặc sắc nhưng mỗi mẻ một khác, như chè thủ công của một hộ nhỏ, mứt làm tay hay khô cá phơi nắng, dễ cho ra hộp này đậm hộp kia nhạt. Người nhận không so, nhưng nhân viên của chính công ty mở ra cạnh nhau thì sẽ thấy.
Vì vậy, khung chính của hộp nên là những món ổn định, sản xuất có quy trình: cà phê rang của cơ sở có tiếng, hạt điều đóng gói, chè của hợp tác xã có năng lực, nước mắm đóng chai có thương hiệu, kẹo dừa, mứt đóng hộp. Một món thủ công đặc sắc có thể thêm vào như điểm nhấn, với điều kiện đã kiểm tra được số lượng.
Thêm một tiêu chí hay bị quên: món phải dùng được với đại đa số người nhận. Rượu, đồ có mùi mạnh, đồ ngọt nhiều, món chỉ một vùng quen ăn là những thứ nên để khỏi khung chung. Nếu muốn, làm riêng một phiên bản cho nhóm nhỏ người nhận mà mình biết rõ khẩu vị.
Ngân sách: tính đủ những khoản hay bị quên
Ngân sách quà doanh nghiệp thường chỉ được tính theo giá hộp, trong khi tổng chi thật còn gồm thiết kế, in thiệp, phí giao tới nhiều địa chỉ, túi xách, thuế giá trị gia tăng nếu báo giá chưa gồm thuế, và một phần dự phòng khoảng năm đến mười phần trăm số lượng cho người nhận phát sinh hoặc hộp hỏng trên đường. Đề bài gửi nơi cung cấp nên ghi rõ giá mỗi phần đã gồm những gì, để báo giá của các bên đặt cạnh nhau được.
Nếu ngân sách cố định mà danh sách người nhận dài thêm, đừng cắt đều mọi hộp. Giữ nguyên chất lượng phần lõi như chè, cà phê, hạt, và bớt món phụ hoặc đơn giản hoá bao bì. Người nhận nhớ món ngon, ít ai nhớ hộp dày hay mỏng.
Những câu nên hỏi nơi cung cấp trước khi ký
Nơi cung cấp trả lời được rõ ràng, có giấy tờ, thường là nơi làm được đơn lớn. Câu trả lời mơ hồ ở bước này báo trước rắc rối ở bước giao hàng.
- Từng món trong hộp do ai sản xuất, có giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc hồ sơ công bố sản phẩm không?
- Năng lực tối đa trong khoảng thời gian của đơn là bao nhiêu hộp? Ai đóng gói, ở đâu?
- Hạn dùng của từng món tại thời điểm giao là bao lâu?
- Xuất hoá đơn điện tử cho toàn bộ đơn được không, ghi chi tiết từng món hay ghi theo hộp kèm bảng kê?
- Nếu người nhận phát hiện hộp lỗi sau khi phát thì xử lý thế nào, trong bao lâu?
- Có giao tới nhiều địa chỉ, dán tên từng người nhận được không, chi phí tính ra sao?
Câu hỏi thường gặp
Đặt quà Tết doanh nghiệp nên bắt đầu từ khi nào?
Với đơn vài trăm hộp có in ấn riêng, nên bắt đầu khoảng hai đến ba tháng trước ngày phát quà. Đơn nhỏ, dùng hộp có sẵn có thể rút xuống bốn đến sáu tuần, nhưng lựa chọn sẽ ít hơn.
Có nên duyệt mẫu quà qua ảnh không?
Không nên. Ảnh không cho biết vị chè, độ dày mực khô hay khối lượng thật. Hãy yêu cầu hộp mẫu thật, nếm thử và giữ lại một hộp có chữ ký hai bên để đối chiếu khi nhận hàng.
Hợp đồng đặt quà doanh nghiệp cần ghi những gì?
Danh sách món kèm nhà sản xuất và khối lượng, hạn dùng tối thiểu khi giao, quy cách đóng gói, ngày giao, phạt chậm, cách xử lý hàng lỗi và điều kiện xuất hoá đơn.
Đơn quà lớn có nên chọn đồ thủ công không?
Nên dùng làm điểm nhấn, không nên làm khung chính. Đồ thủ công thường không đồng đều giữa các mẻ và năng lực sản xuất có hạn, dễ thiếu hàng sát ngày.
Làm sao tránh hàng giao bị cận date?
Ghi trong hợp đồng hạn dùng tối thiểu còn lại tính từ ngày giao cho từng nhóm món, và kiểm tra ngẫu nhiên đợt hàng đầu trước khi nhận toàn bộ.
