Công ty có ba nhóm người nhận quà Tết: vài chục đối tác chiến lược, vài trăm khách hàng, và toàn bộ nhân viên. Đặt ba loại quà khác hẳn nhau từ ba nơi thì tốn công, khó kiểm soát chất lượng và không tạo được hình ảnh chung. Dùng một loại quà cho tất cả thì hoặc vượt ngân sách, hoặc đối tác lớn thấy bị xem nhẹ.
Cách nhiều doanh nghiệp làm là phân tầng: chọn một chủ đề sản vật, một ngôn ngữ thiết kế, rồi chia thành ba mức khác nhau về số món, khối lượng và bao bì. Dưới đây là cách dựng một bộ quà như vậy, với ví dụ cụ thể và những điểm cần tránh.
Bắt đầu từ chủ đề, không bắt đầu từ món
Chủ đề là sợi chỉ nối ba tầng quà. Nó có thể là một vùng đất, một loại sản vật hay một câu chuyện của doanh nghiệp. Ví dụ: công ty có nhà máy ở Tây Nguyên chọn chủ đề cà phê và hạt từ vùng đất đỏ bazan; công ty có gốc ở Thái Nguyên chọn chè; công ty hoạt động ở miền Tây chọn trái cây sấy, kẹo dừa, hạt điều và gạo thơm. Chủ đề giúp người nhận ở mọi tầng thấy cùng một câu chuyện, và giúp bên làm quà dùng chung nguồn hàng, chung thiết kế.
Chủ đề tốt có ba đặc điểm: gắn được với doanh nghiệp hoặc với Việt Nam một cách tự nhiên; có đủ món ở nhiều mức giá để chia tầng; và nguồn hàng đủ ổn định cho số lượng lớn. Một sản vật quá hiếm, chỉ một hộ làm được vài chục cân, chỉ hợp làm điểm nhấn ở tầng cao nhất, không làm được chủ đề cho cả bộ.
Ví dụ bộ quà ba tầng theo chủ đề cà phê và hạt Tây Nguyên
Món và mức chỉ là ví dụ minh hoạ cách chia; khối lượng và giá cụ thể tuỳ nơi cung cấp và ngân sách.
| Thành phần | Tầng 1: đối tác chiến lược | Tầng 2: khách hàng | Tầng 3: nhân viên, nhà cung cấp |
|---|---|---|---|
| Cà phê | hai loại hạt rang khác nhau, kèm phin hoặc dụng cụ pha | một túi cà phê rang xay | một túi cà phê rang xay nhỏ hơn |
| Hạt | hạt mắc ca và hạt điều loại hạt to | hạt điều rang muối | hạt điều rang muối |
| Món điểm nhấn | một món thủ công số lượng ít của vùng | hộp bánh hoặc kẹo đặc sản | không có |
| Bao bì | hộp cứng hoặc hộp gỗ, khắc thương hiệu nhỏ | hộp giấy cứng cùng màu, tem niêm | túi giấy cùng màu, thẻ treo |
| Thiệp | thiệp viết tay của lãnh đạo | thiệp in, ký tên | thiệp in chung |
Nguyên tắc chia tầng cho khéo
Tầng dưới phải là phiên bản rút gọn, không phải phiên bản kém. Món ở tầng ba vẫn phải cùng chất lượng với món đó ở tầng một; chỉ khác số món và khối lượng. Nếu tầng ba dùng cà phê loại khác, kém hơn, nhân viên sẽ biết và cảm thấy bị phân biệt.
Khác biệt nằm ở số món, khối lượng và bao bì. Tầng cao có thêm món, khối lượng lớn hơn, hộp cứng hay hộp gỗ; tầng dưới ít món hơn, hộp giấy hoặc túi. Nhờ đó, cả ba tầng chung nguồn hàng, chung lịch sản xuất.
Giữ ngôn ngữ thiết kế chung. Cùng màu chủ đạo, cùng kiểu chữ, cùng hoạ tiết. Người nhận thấy quà của công ty là nhận ra ngay, dù tầng nào.
Đừng để hai tầng gặp nhau ở cùng một nơi. Nếu một công ty đối tác có cả giám đốc lẫn nhân viên phụ trách trong danh sách, cân nhắc gửi cùng tầng cho cả hai, hoặc gửi một tầng chung cho văn phòng. Người nhận cùng công ty mở quà cạnh nhau thấy chênh lệch lớn là chuyện khó xử.
Không cần ghi tên tầng. Ở nội bộ có thể gọi tầng một, tầng hai, nhưng trên bao bì, thiệp hay email không được để lộ cách phân loại người nhận.
Vài chủ đề sản vật dễ chia tầng
Chè vùng trung du và miền núi phía Bắc. Tầng cao có chè đinh hoặc nõn tôm Tân Cương kèm một gói Shan tuyết vùng cao và bộ chén nhỏ; tầng giữa có chè búp Tân Cương; tầng dưới có gói chè búp nhỏ hơn. Cả ba cùng câu chuyện về vùng chè, cùng hộp màu xanh rêu.
Sản vật miền Tây. Tầng cao có gạo thơm, kẹo dừa, trái cây sấy không đường, hạt điều và một món điểm nhấn như mứt dừa làm tay; tầng giữa bớt gạo và điểm nhấn; tầng dưới giữ kẹo dừa và hạt điều.
Biển và nước mắm. Tầng cao có nước mắm cá cơm độ đạm cao, mực khô câu và tôm khô hút chân không; tầng giữa có nước mắm và tôm khô; tầng dưới chỉ một chai nước mắm ngon. Chủ đề này hợp với doanh nghiệp vùng biển, nhưng cần đóng gói chống rò và chống mùi thật kỹ.
Cà phê và hạt Tây Nguyên. Như ví dụ ở bảng trên; đây là chủ đề dễ nhất vì cà phê và hạt có nhiều cỡ gói, hạn dùng dài và hợp với hầu hết người nhận.
Lập danh sách người nhận theo tầng
Phân tầng chỉ hiệu quả khi danh sách người nhận được làm cẩn thận. Cách làm gọn bằng một bảng tính chung:
- Gom danh sách từ các bộ phận kinh doanh, mua hàng, nhân sự vào một bảng, mỗi người nhận một dòng.
- Thêm các cột: tầng quà, địa chỉ giao, người phụ trách quan hệ, ghi chú kiêng cữ như không uống rượu, ăn chay, có chính sách quà tặng.
- Lọc trùng: một người có thể được hai bộ phận cùng đề xuất; một công ty có nhiều đầu mối.
- Duyệt tầng với trưởng bộ phận; người được đưa lên tầng cao cần có lý do rõ ràng.
- Chốt số lượng từng tầng, cộng thêm khoảng năm đến mười phần trăm dự phòng cho người nhận phát sinh.
- Giữ bảng này sau Tết; năm sau chỉ cần cập nhật thay vì làm lại từ đầu.
Tiết kiệm nhờ phân tầng: lợi ích ít được tính tới
Phân tầng thường được nhìn như cách tiêu ngân sách hợp lý, nhưng nó còn giúp giảm chi phí ẩn. Ba tầng dùng chung nguồn hàng nên đặt được số lượng lớn hơn cho mỗi món, giá tốt hơn. Chung thiết kế nên chỉ làm một bộ nhận diện, một bộ khuôn ép kim hay dao cắt hộp có thể dùng cho nhiều cỡ. Chung nơi cung cấp nên chỉ một hợp đồng, một lần kiểm tra mẫu, một đầu mối chịu trách nhiệm.
Ngoài ra, khi một món bị thiếu hàng, bên làm quà có thể điều phối giữa các tầng: rút bớt món điểm nhấn ở tầng hai để ưu tiên tầng một, hoặc thay bằng món tương đương trong cùng chủ đề mà không phá vỡ hình ảnh chung.
Cuối cùng, phân tầng giúp ngân sách minh bạch hơn khi trình duyệt. Thay vì một con số tổng mơ hồ, ban lãnh đạo thấy rõ mỗi tầng bao nhiêu người, mỗi phần bao nhiêu tiền, vì sao người này ở tầng này. Khi cần cắt giảm, có thể bàn cụ thể nên giảm số người ở tầng một hay giảm món ở tầng hai, thay vì cắt đều làm mọi hộp cùng kém đi. Năm sau, bảng phân tầng cũ là điểm xuất phát để so sánh và điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Phân tầng quà doanh nghiệp có làm người nhận thấy bị phân biệt không?
Có thể nếu tầng dưới dùng hàng kém hơn hoặc hai tầng gặp nhau cùng nơi. Giữ cùng chất lượng món, chỉ khác số món và bao bì, và tránh gửi hai tầng cho người cùng một đơn vị.
Nên chia quà doanh nghiệp thành mấy tầng?
Ba tầng là phổ biến: đối tác chiến lược, khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp. Nhiều hơn ba tầng thường làm phức tạp việc đặt hàng mà người nhận không thấy khác biệt.
Chủ đề quà nên chọn theo tiêu chí gì?
Gắn tự nhiên với doanh nghiệp hoặc Việt Nam, có đủ món ở nhiều mức giá để chia tầng, và nguồn hàng đủ ổn định cho số lượng lớn.
Có nên in tên tầng hay mức quà lên bao bì?
Không. Cách phân loại người nhận chỉ dùng trong nội bộ. Trên bao bì, thiệp hay thư gửi kèm không được để lộ thông tin này.
Phân tầng có giúp tiết kiệm chi phí không?
Có. Ba tầng dùng chung nguồn hàng, chung thiết kế và chung nơi cung cấp nên được giá tốt hơn, ít khuôn in hơn và chỉ cần một lần kiểm tra mẫu.
