Ngày càng nhiều doanh nghiệp muốn quà Tết của mình đến thẳng từ vùng trồng: chè của một hợp tác xã ở Thái Nguyên, cà phê của nông hộ ở Đắk Lắk, mứt của cơ sở làm bánh mứt ở Huế, sản phẩm có chứng nhận OCOP của các tỉnh. Quà có nguồn gốc rõ, có câu chuyện, và một phần tiền đến tay người làm ra sản phẩm.
Nhưng làm việc trực tiếp với hợp tác xã, hộ sản xuất khác hẳn đặt hàng ở một công ty quà tặng chuyên nghiệp. Bài này nói thẳng về lợi ích, những khó khăn hay gặp và cách làm việc để đơn hàng trơn tru, không rơi vào cảnh sát Tết mới biết thiếu hàng.
Lợi ích khi đặt quà trực tiếp từ vùng sản xuất
Nguồn gốc rõ ràng. Biết sản phẩm do ai làm, ở đâu, theo mùa vụ nào. Đây là điều khó kiểm chứng khi mua qua nhiều lớp trung gian.
Câu chuyện thật để kể. Thiệp quà có thể viết về vùng trồng, cách làm, người làm; câu chuyện thật luôn thuyết phục hơn lời quảng cáo chung chung.
Chất lượng đúng vụ. Hàng lấy thẳng từ nơi sản xuất thường mới hơn, đúng vụ hơn hàng đã qua nhiều kho.
Ý nghĩa với cộng đồng. Một đơn quà vài trăm hộp có thể là đơn hàng lớn trong năm của một hợp tác xã nhỏ. Nhiều doanh nghiệp gắn việc này với hoạt động trách nhiệm xã hội, nhưng nên nói về nó một cách khiêm tốn, không biến thành khẩu hiệu.
OCOP là gì và đọc chứng nhận thế nào
OCOP là Chương trình mỗi xã một sản phẩm, đánh giá và xếp hạng sản phẩm theo hạng sao, phổ biến là từ ba đến năm sao; hạng năm sao là cấp quốc gia. Sản phẩm đạt hạng được cấp giấy chứng nhận và được dùng biểu trưng OCOP trên bao bì. Chứng nhận này có thời hạn, nên cần xem còn hiệu lực hay không, và chứng nhận gắn với một sản phẩm cụ thể của một chủ thể cụ thể, không phải với mọi mặt hàng chủ thể đó bán.
Khi đặt hàng, hãy hỏi xin bản chụp giấy chứng nhận OCOP của đúng sản phẩm mình đặt, rồi đối chiếu với danh sách công bố của tỉnh nếu có. Đừng mặc định một cơ sở có một sản phẩm OCOP thì sản phẩm nào của họ cũng là OCOP. Và đừng in "sản phẩm OCOP" lên thiệp quà nếu sản phẩm đó không có chứng nhận.
OCOP không phải là chứng nhận duy nhất cần quan tâm. Với thực phẩm, cơ sở sản xuất cần đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm theo quy định và sản phẩm cần có hồ sơ tự công bố hoặc đăng ký theo loại. Một số sản phẩm còn mang chỉ dẫn địa lý như chè Tân Cương, nước mắm Phú Quốc, cà phê Buôn Ma Thuột; đó lại là một loại bảo hộ khác, gắn với vùng sản xuất.
Những khó khăn hay gặp
Biết trước những khó khăn này để lên kế hoạch, không phải để né hợp tác xã. Phần lớn đều xử lý được nếu bắt đầu sớm.
- Năng lực có hạn. Hợp tác xã nhỏ có thể làm vài trăm sản phẩm đẹp, nhưng khó làm một nghìn sản phẩm đồng đều trong vài tuần, nhất là hàng phụ thuộc mùa vụ và thời tiết.
- Chất lượng không đều giữa các mẻ. Chè sao tay, mứt làm thủ công, cá khô phơi nắng mỗi mẻ một khác.
- Bao bì chưa đồng bộ. Nhiều nơi có sản phẩm ngon nhưng bao bì đơn giản, không hợp làm quà doanh nghiệp nếu không đóng gói lại.
- Hoá đơn. Hợp tác xã thường xuất được hoá đơn; hộ sản xuất thì tuỳ trường hợp. Cần hỏi kỹ từ đầu.
- Giao tiếp và tiến độ. Mùa Tết cũng là mùa bận nhất của người làm sản vật; phản hồi chậm, thay đổi kế hoạch là chuyện có thể xảy ra.
Cách làm việc để đơn hàng trơn tru
Quy trình dưới đây giúp doanh nghiệp và hợp tác xã cùng chủ động.
- Liên hệ sớm. Với quà Tết, bắt đầu từ ba tháng trước hoặc sớm hơn, để hợp tác xã kịp tính lượng nguyên liệu theo vụ.
- Hỏi rõ năng lực và giấy tờ. Số lượng tối đa làm được trong khoảng thời gian, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hồ sơ công bố sản phẩm, chứng nhận OCOP nếu có, khả năng xuất hoá đơn.
- Lấy mẫu từ mẻ thật. Đề nghị gửi mẫu từ chính mẻ hàng sẽ làm cho đơn, không phải hàng trưng bày.
- Đặt cọc hợp lý, chia đợt giao. Đặt cọc giúp hợp tác xã có vốn mua nguyên liệu; chia đợt giao giúp kiểm tra chất lượng sớm.
- Tách khâu đóng gói nếu cần. Hợp tác xã lo sản phẩm, một đơn vị đóng gói ở thành phố lo hộp, in ấn, kết hộp và giao hàng; mỗi bên làm phần mình giỏi.
- Có phương án thay thế. Thống nhất trước nếu thiếu hàng thì thay bằng sản phẩm nào của cùng vùng, cùng mức chất lượng.
Đặt trực tiếp hay qua đơn vị trung gian
Hai cách đều có chỗ dùng; nhiều doanh nghiệp kết hợp: đơn vị trung gian lo khung hộp, một vài món lấy thẳng từ hợp tác xã.
| Đặt trực tiếp từ hợp tác xã | Qua đơn vị quà tặng làm việc với hợp tác xã | |
|---|---|---|
| Giá hàng | thường thấp hơn | cao hơn do thêm chi phí trung gian |
| Công sức doanh nghiệp | nhiều: liên hệ, kiểm hàng, đóng gói | ít: một đầu mối |
| Hoá đơn, chứng từ | tuỳ năng lực từng nơi | thường gọn, một hoá đơn |
| Câu chuyện | trực tiếp, sâu | vẫn có nếu đơn vị trung gian minh bạch nguồn |
| Rủi ro thiếu hàng | cao hơn nếu chỉ một nguồn | thấp hơn vì có nhiều nguồn dự phòng |
Kể chuyện cho đúng, đừng tô vẽ
Quà từ hợp tác xã có giá trị lớn nhất ở câu chuyện, nhưng câu chuyện phải đúng. Đừng viết "chè cổ thụ trăm năm" khi đó là chè trồng mười năm; đừng gọi "hữu cơ" khi sản phẩm không có chứng nhận hữu cơ; đừng gắn tên, ảnh người làm khi chưa được họ đồng ý. Người nhận quà ngày nay tra cứu rất nhanh, và một chi tiết sai làm hỏng cả món quà.
Cách an toàn là để hợp tác xã cung cấp và xác nhận nội dung giới thiệu: vùng trồng, cách làm, chứng nhận đang có. Doanh nghiệp biên tập lại cho gọn, giữ đúng sự thật. Một vài dòng thật thà về vùng đất và mùa vụ luôn thuyết phục hơn một đoạn văn bay bổng.
Sau đơn hàng: giữ quan hệ cho những năm sau
Đơn quà Tết đầu tiên với một hợp tác xã thường là đơn khó nhất: hai bên chưa quen cách làm việc, chưa biết năng lực thật của nhau. Từ năm thứ hai, mọi thứ dễ hơn nhiều nếu giữ quan hệ. Sau Tết, hãy gửi lại cho hợp tác xã nhận xét của người nhận quà, những gì cần cải thiện về bao bì hay chất lượng, và báo sớm dự kiến số lượng năm sau.
Với hợp tác xã, một khách hàng doanh nghiệp quay lại đều đặn giúp họ chủ động kế hoạch sản xuất, đầu tư bao bì, thậm chí làm hồ sơ nâng hạng sản phẩm. Với doanh nghiệp, đó là nguồn quà ổn định, có câu chuyện ngày càng dày theo năm tháng.
Câu hỏi thường gặp
Sản phẩm OCOP có phải là quà doanh nghiệp tốt không?
OCOP cho biết sản phẩm đã được đánh giá và xếp hạng, là một điểm cộng về nguồn gốc. Nhưng vẫn cần nếm mẫu, kiểm tra năng lực sản xuất, hạn dùng và bao bì có hợp làm quà không.
Làm sao kiểm tra chứng nhận OCOP của một sản phẩm?
Xin bản chụp giấy chứng nhận của đúng sản phẩm đặt, xem thời hạn hiệu lực và đối chiếu với danh sách công bố của tỉnh nếu có. Chứng nhận gắn với từng sản phẩm, không áp cho mọi mặt hàng của cơ sở.
Hợp tác xã nhỏ có làm được đơn vài trăm hộp quà không?
Nhiều nơi làm được nếu được báo sớm và chia đợt giao. Hỏi rõ năng lực tối đa, lấy mẫu từ mẻ thật và chuẩn bị phương án thay thế phòng thiếu hàng.
Có nên tự đóng gói lại sản phẩm của hợp tác xã?
Có thể đóng sản phẩm vào hộp quà chung, nhưng nên giữ nguyên bao bì và nhãn gốc của từng món. Nếu đóng gói lại sang bao bì mới, bao bì đó phải có đủ thông tin nhãn bắt buộc.
Đặt từ hợp tác xã có rẻ hơn mua qua công ty quà tặng không?
Giá hàng thường thấp hơn, nhưng doanh nghiệp phải tự lo liên hệ, kiểm hàng, đóng gói và chứng từ. Tính cả công sức và rủi ro, chênh lệch thực tế có thể không lớn như tưởng.
