Đoàn khách nước ngoài làm việc xong, buổi tiệc chia tay sắp đến và ai đó trong công ty được giao "lo quà". Phản xạ quen thuộc là một giỏ quà to, đủ chai rượu, hũ mật ong, hộp bánh, gói trà. Nhưng với người đi công tác chỉ mang một vali xách tay, giỏ quà đó là gánh nặng: không nhét vừa, chai lọ không qua được máy soi, nhiều món còn bị giữ ở nước họ.
Quà tiễn khách nước ngoài cần nghĩ từ phía người nhận: họ đi máy bay thế nào, mang hành lý gì, công ty họ có quy định gì về nhận quà. Món quà tốt là món gọn trong lòng bàn tay, khô, kín, có câu chuyện, và không khiến họ khó xử.
Phần lớn khách công tác chỉ mang hành lý xách tay
Doanh nhân bay ngắn ngày thường chỉ mang một vali kéo và một túi laptop để khỏi chờ băng chuyền. Theo quy định an ninh hàng không phổ biến, chất lỏng trong hành lý xách tay phải đựng trong chai lọ không quá 100 ml mỗi chai, gom chung trong một túi nhựa trong suốt có dung tích khoảng một lít. Một chai rượu, một hũ mật ong hay chai nước mắm vượt mức này sẽ bị bỏ lại ở máy soi, trừ khi mua ở cửa hàng miễn thuế sau khu soi chiếu.
Vì thế, quy tắc đầu tiên: tránh chất lỏng và đồ sệt nếu không chắc khách có ký gửi hành lý. Mật ong, nước mắm, rượu, tương ớt, mứt ướt đều thuộc nhóm này. Nếu vẫn muốn tặng, hãy hỏi khéo trợ lý của khách về hành lý, hoặc chọn bản dung tích nhỏ dưới 100 ml.
Quy tắc thứ hai: nhỏ và nhẹ. Một hộp quà dưới một ký, kích thước vừa một túi giấy cỡ A4, là khách xếp được vào vali mà không phải bỏ bớt đồ của họ.
Hỏi trước chuyện chính sách quà tặng
Nhiều tập đoàn giới hạn giá trị quà. Các công ty đa quốc gia thường có quy tắc chống hối lộ, giới hạn giá trị quà nhân viên được nhận, có nơi bắt khai báo hoặc nộp lại quà vượt mức. Món quà quá đắt có thể khiến khách phải từ chối, rất khó xử cho cả hai bên.
Quà tượng trưng là an toàn nhất. Một hộp trà ngon, bộ cà phê nhỏ, hộp bánh đặc sản mang giá trị văn hoá hơn giá trị tiền. Khách nhận mà không phải lo vi phạm quy định.
Cơ quan nhà nước nước ngoài càng chặt. Khách là công chức, nhân viên cơ quan nhà nước hay tổ chức quốc tế thường bị giới hạn nghiêm hơn doanh nghiệp tư nhân. Với nhóm này, quà nên ở mức rất khiêm tốn.
Không tặng thứ giống tiền. Phiếu mua hàng, thẻ quà tặng, vàng, đồ trang sức quy được ra tiền dễ bị coi là vi phạm. Quà sản vật vì thế là lựa chọn văn minh hơn.
Món nào hợp hành lý xách tay
Bảng dưới xếp các món sản vật phổ biến theo độ thuận tiện khi khách chỉ mang hành lý xách tay:
| Món | Xách tay | Ghi chú |
|---|---|---|
| Trà khô hộp thiếc | Thuận tiện | Nhẹ, kín, ít bị hỏi; chọn hộp nhỏ 50 đến 100 gam cho vừa vali |
| Cà phê rang xay hoặc túi lọc treo | Thuận tiện | Túi có van, đóng kín; kèm phin nếu khách thích trải nghiệm |
| Hạt điều rang đóng hộp | Thuận tiện | Cẩn thận với khách dị ứng hạt, nên hỏi trước |
| Bánh kẹo đặc sản không nhân thịt | Thuận tiện | Chọn hộp cứng, gói riêng từng chiếc |
| Tiêu, quế, hồi đóng lọ nhỏ | Thuận tiện | Lọ nhựa hoặc túi kín; lọ thuỷ tinh dễ vỡ |
| Mật ong, nước mắm, rượu chai lớn | Không qua máy soi | Chỉ hợp khi khách ký gửi hành lý |
| Trái cây tươi | Không nên | Bị cấm nhập ở nhiều nước, dễ dập |
Ba gợi ý quà tiễn khách theo kiểu người nhận
Khách châu Âu, Mỹ, Úc. Một bộ cà phê nhỏ gồm túi Robusta Tây Nguyên hoặc Arabica Lâm Đồng, một phin inox và tờ hướng dẫn pha bằng tiếng Anh. Món này gắn với trải nghiệm cà phê sữa đá mà khách vừa thử ở Việt Nam, và hầu như không vướng quy định kiểm dịch.
Khách Nhật, Hàn. Một hộp trà Shan tuyết hoặc trà sen trong hộp thiếc tinh tế, hoặc một hộp bánh đặc sản gói riêng đủ để khách mang về chia cho đồng nghiệp. Người Nhật đặc biệt quý món quà chia phần được, vì họ có thói quen mang quà về cho văn phòng.
Khách Trung Đông, Malaysia, Indonesia theo đạo Hồi. Tránh rượu và bánh có mỡ heo. Hộp trà, cà phê rang mộc, hạt điều hoặc trái cây sấy có ghi thành phần rõ ràng là an toàn.
Trao quà thế nào cho khéo
Thời điểm và cách trao cũng quan trọng như món quà:
- Trao ở buổi tiệc chia tay hoặc buổi làm việc cuối, không trao ở sân bay khi khách đã sắp xếp xong hành lý.
- Nếu quà nhiều món, có thể gửi lên khách sạn vào buổi tối trước ngày bay, kèm thiệp, để khách có thời gian xếp vali.
- Trao bằng hai tay, nói ngắn gọn ý nghĩa: món này đến từ vùng nào, dùng thế nào. Không nhắc giá.
- Kèm một thẻ thành phần bằng tiếng Anh để khách khai báo ở nước họ cho nhanh. Thẻ nên ghi rõ món nào có hạt, sữa, hải sản để khách có chế độ ăn riêng tự kiểm tra, không phải hỏi lại.
- Với đoàn đông người, quà mọi người như nhau; quà riêng cho trưởng đoàn có thể chu đáo hơn một chút nhưng không chênh quá nhiều.
Những lỗi hay gặp khi tặng quà tiễn khách
Rút từ kinh nghiệm của nhiều phòng hành chính, đối ngoại:
- Tặng giỏ quà kết hoa to, khách không có cách nào mang lên máy bay, đành để lại khách sạn.
- Tặng rượu ngâm, mật ong chai thuỷ tinh lớn cho khách chỉ mang hành lý xách tay.
- Tặng trái cây tươi, khách mang về đến sân bay nước mình thì bị tịch thu.
- Đóng gói đẹp nhưng không có nhãn thành phần, khách không biết khai báo thế nào.
- Quà quá đắt so với quy định công ty khách, khiến họ phải từ chối hoặc nộp lại.
- Chọn món có hạn dùng ngắn như bánh cốm, bánh dẻo tươi, chả cá, trong khi khách còn đi thêm vài nước rồi mới về nhà.
- Đóng tất cả món vào một hộp chung mà không có lớp ngăn, đến nơi bánh vỡ, trà ám mùi gia vị.
Hộp quà gọn kiểu doanh nghiệp
Thay cho giỏ mây kết nơ, quà tiễn khách nên là một hộp giấy cứng có nắp, kích thước nhỏ, xếp hai ba món: một hộp trà hoặc túi cà phê, một hộp bánh đặc sản, một lọ gia vị nhỏ. Hộp có lót giấy rơm hoặc khay định hình để các món không xô lệch khi khách kéo vali.
Màu sắc nên trang nhã: nâu giấy kraft, xanh rêu, đỏ đô. In tên công ty nhỏ ở góc thiệp là đủ, không nên in to lên hộp. Bên trong có một tấm thiệp viết tay bằng tiếng Anh cảm ơn chuyến làm việc, ký tên người phụ trách. Lời cảm ơn viết tay thường được khách giữ lại lâu hơn món quà.
Nếu đoàn khách đi tiếp sang nước thứ ba trước khi về, nhớ chọn món để được lâu, không cần bảo quản lạnh, và không vướng quy định kiểm dịch ở cả nước trung chuyển lẫn nước họ về.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tặng rượu đặc sản cho đối tác nước ngoài không?
Chỉ khi biết chắc người nhận uống rượu, công ty họ cho phép nhận và họ có ký gửi hành lý. Chọn rượu có nhãn rõ ràng, tránh rượu ngâm động vật. Trong đa số trường hợp, trà hoặc cà phê an toàn hơn.
Quà tiễn khách nên đặt trước bao lâu?
Nên chuẩn bị ít nhất một tuần trước buổi chia tay để kịp đặt hộp, in thiệp và kiểm tra hạn dùng. Với đoàn đông người, chuẩn bị sớm hơn để đủ số lượng giống nhau.
Khách quên quà ở khách sạn thì làm sao?
Liên hệ khách sạn giữ lại và hỏi khách có muốn gửi theo đường bưu điện quốc tế không. Chỉ gửi được đồ khô có nhãn; gửi chậm và phí cao, nên tốt nhất trao sớm để khách kịp xếp vào vali.
Có cần ghi hoá đơn hay giá trong hộp quà không?
Không nên để hoá đơn hay giá trong hộp quà. Nếu khách cần khai báo giá trị theo quy định công ty, họ sẽ hỏi riêng, khi đó bạn cung cấp mức ước lượng.
Tặng quà cho khách nữ và khách nam có cần khác nhau không?
Với quà doanh nghiệp, không cần phân biệt. Quà sản vật như trà, cà phê, bánh đặc sản hợp với mọi người. Khác nhau nên dựa trên sở thích và chế độ ăn, không dựa trên giới tính.
